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La matriz de la administración del tiempo

La administración del tiempo se basa en dos criterios fundamentales

, uno es el carácter de urgencia y el otro es la importancia, estas variables podemos combinarlas en un cuadrante como el que se muestra a continuación:matriz de la administración del tiempo

La buena administración del tiempo depende de la forma en que usted se mueva en ese cuadrante

, en la parte superior vemos dos categorías: urgente y no urgente, no hay duda que las actividades de carácter urgente tienen que evitarse al máximo porque ese es un indicativo de una mala planificación, aunque en todas las organizaciones y en la vida personal surgen algunos imprevistos, esto tiene que reducirse al máximo con una revisión continua de los procesos y tener las rutas de salida en caso que una falla se presente.

Los cuatro cuadrantes de la administración del tiempo se explican a continuación:

  • Cuadrante I (urgente e importante): Aca nos encontramos con actividades que de no ser atendidas de forma inmediata el desempeño de la organización se vería seriamente amenzado, hablamos de tiempos límites, entrega de ofertas,  problemas inmediatos, en esos casos la presión es tremenda, pero el hecho de estar en el cuadrante I, debe servirnos para la reflexión y hacernos las siguientes preguntas: ¿cómo pudimos llegar a esta situación de emergencia?, ¿hubo una planificación que evitara caer en este ajetreo?, ¿se pudo prevenir esta situación?, etc. Al final nos damos cuenta que en la gran mayoría de los casos esto se pudo prevenir, el gran problema es que el desorden con que muchas empresas trabajan, en muchos casos se vuelve una costumbre y el personal ya está adaptado a ese ritmo de trabajo, lógicamente se está cayendo en un comportamiento que más adelante lamentaremos, por eso la buena administración del tiempo nos dice que hay que evitar al máximo el cuadrante I.
  • Cuadrante II (No urgente e importante): Este es el cuadrante que nos dice que tenemos una excelente administración del tiempo, lo importante deja claro que estamos hablando de actividades importantes para la empresa y lo no urgente nos dice que hemos realizado una excelente planificación, si aprendemos a ubicarnos todas nuestras actividades en el cuadrante II, entonces notaremos una fluidez en los procesos increíble, el personal podrá rendir más porque tendremos tiempo para pensar y mejorar los métodos de trabajo, la clave del éxito está en hacer el trabajo de manera inteligente, también es de enfatizar que un orden externo implica que hay una mente equilibrada.
  • Cuadrante III (Lo urgente y no importante): Si algo no es importante significa que permitimos una distracción que está afectando la buena administración del tiempo, en los casos en que esto cobre un carácter de urgencia nos dice que estamos desperdiciando tiempo en ideas que no aportarán nada al negocio, así que hay que evitar caer en el cuadrante III, debemos estar atentos para evitar caer en las trampas de las trivialidades que no macarán ninguna diferencia para alcanzar el éxito.
  • Cuadrante IV (No urgente y no importante): Este es el cuadrante que hace honor al mérito respecto a la pérdida de tiempo, por ejemplo en diferentes ocasiones hemos visto como se mezcla un tema ajeno a la organización en el que se genera una discusión que puede durar horas, ¿cuál es el resultado? Tomar consciencia que eso no era ni urgente ni importante para la empresa y por lo tanto se perdió tiempo valioso que se ocupa para otras actividades.

Para la buena administración del tiempo solo hay un cuadrante favorable y es el número II

, que implica centrarse en lo importante y evitar que esas actividades tomen un carácter de urgente, también es de mencionar que no se puede caer en una relajación muy grande porque entonces nos arriesgamos a llegar un punto de tanto control que se puede llegar al conformismo, como nos dice Andrew Corentt en el libro que habla sobre LAS METAS Y SU PODER, es necesario que una meta sea retadora para explotar el potencial personal.

Para que nuestros sueños personales o empresariales se hagan realidad cada minuto cuenta, por eso debemos esforzarnos en establecer metas y objetivos claros y realizar una maravillosa planificación, entonces podremos administrar el tiempo de forma efectiva.

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Josue Yalet

Experto en desarrollo humano y aplicación de metodologías innovadoras para el cambio de patrones mentales.

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